HO – REN – SO: รายงาน – สื่อสาร – ปรึกษา
連絡 (Renraku) – การแจ้งให้ทราบ
(โฮเร็นโซ) คือ หลักการบริหารจัดการและการสื่อสารในการทำงานสไตล์ญี่ปุ่นที่เน้นการ รายงาน-ติดต่อ-ปรึกษา เพื่อลดความผิดพลาด เพิ่มประสิทธิภาพ และสร้างความไว้วางใจภายในองค์กร ช่วยให้หัวหน้างานติดตามงานได้ทันทีและแก้ปัญหาได้รวดเร็ว
WHY ! HO REN SO ?
ลดข้อผิดพลาด: การรายงานและปรึกษาบ่อยครั้งทำให้เห็นปัญหาเร็วกว่า
งานราบรื่น: หัวหน้างานสามารถตัดสินใจหรือช่วยเหลือได้ทันท่วงที
สร้างความไว้วางใจ: แสดงถึงความรับผิดชอบและความโปร่งใสในการทำงาน
เราใช้ HO – REN – SO เมื่อใด ?
เมื่อทำงานเสร็จ การรายงานความคืบหน้า
เมื่อจำเป็นต้องเปลี่ยนวิธีการทำงาน
เมื่องานเกิดปัญหา
เมื่อมีสิ่งผิดปรกติ
เมื่อมีข้อผิดพลาด
เมื่อมีข่าวสารที่เป็นประโยชน์
Houkoku (報告) หมายถึง การรายงานความคืบหน้าของงานให้หัวหน้าหรือผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ ไม่ว่าจะเป็นงานที่ได้รับมอบหมาย สถานการณ์ งานที่กำลังดำเนินอยู่ ผลลัพธ์ของงาน หรือแม้แต่งานที่มีปัญหา การรายงานคือการสื่อสารตาม ลำดับขั้น เพื่อให้หัวหน้ารับรู้สถานการณ์ของงานตลอดเวลา
สิ่งที่ต้องรายงาน
การรายงานความคืบหน้าเป็นระยะๆ
การรายงานปัญหา ที่เกิดขึ้นโดยไม่ปิดบัง
การรายงานผลลัพธ์
-
หลักสำคัญของการรายงาน
รายงานต่อผู้สั่งงาน
รายงานเป็นระยะๆ
รายงานอย่างถูกต้อง รวดเร็ว
เมื่อมีสถานการณ์ไม่ดีให้รีบแจ้งทันที
ประเภทของ
การรายงาน
รายงานด้วยวาจา
เมื่อเป็นเรื่องง่ายๆ ไม่ซับซ้อนและต้องรายงานโดยรวดเร็ว
รายงานด้วยตัวอักษร
เมื่อเนื้อหามีความซับซ้อน และต้องมีบันทึกไว้เป็นหลักฐานหรือแจกให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง
ใคร ทำอะไร ที่ไหน ทำไม อย่างไร
Renraku (連絡) คือ การแจ้งข้อมูลสำคัญให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบล่วงหน้า หรือในเวลาที่เหมาะสม เช่น แจ้งว่าการประชุมเปลี่ยนเวลา แจ้งกำหนดส่งงาน แจ้งข้อมูลใหม่ที่ส่งผลต่อทีมอื่น ทั้งภายในบริษัทและภายนอก ทีมงาน คู่ค้า และ ซัพพายเออร์ ต้องติดต่อหรือแจ้งกับผู้ที่เกี่ยวข้องหรือ
ผู้ที่รับผิดชอบในเรื่องนั้น ๆ ไม่ว่าจะด้วยวาจา ทางโทรศัพท์ อีเมล
แจ้งความคืบหน้า
ความเปลี่ยนแปลง
หลักสำคัญของการติดต่อ
1. เวลาที่เหมาะสม
แจ้งข้อมูลในเวลาที่ต้องการและเหมาะสม
แจ้งเรื่องที่มีผลกระทบอย่างกระตือรือร้น ไม่ปล่อยให้เวลาผ่านไปจนยากที่จะแก้ไข
2. ความถูกต้องและชัดเจน
แจ้งเรื่องต่อผู้เกี่ยวข้องอย่างครบถ้วน
เลือกวิธีการที่เหมาะสม หากเป็นเรื่องเร่งด่วนควรติดต่อด้วยโทรศัพท์ไม่ควรส่งอีเมล
สิ่งสำคัญก็คือ
การทำงานหากเกิดอะไรขึ้นควรแจ้งให้ทราบอยู่ตลอดไม่เป็นต้องรอให้ใครมาถามเพราะบางอย่างอาจสายเกินแก้
รายงานให้ชัดเจน แจ้งข้อมูลอยู่เสมอ หารือเพื่อสร้างเรื่องราวที่ดี
นับว่าเป็น 3 เคล็ดลับที่สำคัญ ไม่ว่าทำงานระดับไหนก็ประสบความสำเร็จแน่นอน
Soudan (相談) หมายถึง การขอคำปรึกษาก่อนตัดสินใจ โดยเฉพาะในเรื่องสำคัญ หรือเรื่องที่อาจมีผลกระทบต่อผู้อื่นหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง การปรึกษาหารือพูดคุยกันเราต้องมาพร้อมกับการเตรียมนำเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาไว้ด้วย เพื่อหาวิธีการแก้ไขในเรื่องนั้น ๆ การ “ปรึกษา” ไม่ได้
แปลว่าไม่เก่งหรือขาดความมั่นใจ แต่ถือว่าเป็นการแสดงความรับผิดชอบ และให้เกียรติผู้บังคับบัญชา
หลักในการปรึกษา
ให้ถามทันที กรณีที่อยู่ในสถานการณ์ที่ไม่ได้ เกิดปัญหาหรือต้องการระดมสมอง
เตรียมเรื่องที่ต้องการปรึกษาให้ชัดเจน ว่าเราจะปรึกษาเรื่องอะไรพร้อมมีแนวทางการดำเนินการแก้ไขด้วย
แจ้งผลลัพธ์ทันที เมื่อปัญหาต่างๆได้รับการแก้ไขเรียบร้อยแล้ว
ข้อควรระวังในการปรึกษา
ต้องคิดถึงวัตถุประสงค์ เนื้อหา สิ่งที่คาดหวังจากการปรึกษาด้วยตัวเองเสียก่อน เมื่อได้ข้อมูลแล้วค่อยนำเรื่องขึ้นปรึกษาหัวหน้า
ไม่ควรนำเรื่องไปปรึกษาหัวหน้าอย่างกะทันหัน ควรแจ้งกำหนดการล่วงหน้าเสียก่อน
เมื่อทำการปรึกษาไม่ควรยึดติดกับความคิดตัวเองฝ่ายเดียว ควรยอมรับคำชี้แนะ คำแนะนำจากหัวหน้าให้ดี
ประโยชน์ของ Ho-Ren-So (報・連・相) ในการทำงาน
ลดข้อผิดพลาด
และความเสี่ยง
เพิ่มประสิทธิภาพ
การทำงาน
สร้างทีมที่แข็งแกร่ง
สร้างความไว้วางใจ
งานราบรื่นและตรงเวลา
การรายงานความคืบหน้า ช่วยให้ตรวจพบปัญหาได้รวดเร็ว ก่อนที่จะบานปลาย
การติดต่อแจ้งข่าวสารที่รวดเร็วทำให้ทุกคนในทีมทำงานต่อได้ทันที
การปรึกษา เมื่อเกิดปัญหาช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นทีมดีขึ้น ไม่เก็บปัญหาไว้คนเดียว
การรายงานเป็นประจำช่วยให้หัวหน้างานเชื่อมั่นในการทำงานของลูกน้อง
การสื่อสารที่ชัดเจนทำให้งานที่ได้รับมอบหมายดำเนินไปอย่างเป็นระบบและเสร็จตามกำหนด
