การสั่งงาน » มอบหมายงาน » ติดตามงาน
การสั่งงาน (Directing) คือการมอบหมายให้บุคคลหรือหน่วยงาน ดำเนินงานตามวัตถุประสงค์ที่ถูกกำหนดไว้
สื่อสารชัดเจน มอบหมายถูกคน ติดตามอย่างต่อเนื่อง งานสำเร็จตามเป้าหมาย
1. มอบหมายงานให้ถูกคน
Right Man, Right Job รู้จักจุดแข็งและขีดความสามารถของลูกทีมแต่ละคน เพื่อมอบหมายงานที่เหมาะสม ช่วยดึงศักยภาพสูงสุดออกมาและลดความผิดพลาด
2.การสื่อสารชัดเจน ครบถ้วน
Clear Communication อธิบาย”ทำไม”
วัตถุประสงค์ “อะไร” ขอบเขตงาน แล้วเสร็จ “เมื่อไร”
กำหนดส่ง อย่างชัดเจน ทั้งการสั่งด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษร
3. ให้อำนาจและความไว้วางใจ
Empowerment เมื่อสั่งงานแล้วต้องปล่อยให้ลูกทีมได้ลองคิดหาวิธีการทำงานด้วยตัวเอง ไม่เข้าไปควบคุมทุกขั้นตอน Micro Manage เพื่อสร้างความมั่นใจและพัฒนาทักษะ
4. ติดตามงานและให้ Feedback
Work Follow up เป็นการตรวจสอบความคืบหน้าเป็นระยะ พร้อมให้คำแนะนำและคำชมเชยเพื่อพัฒนาศักยภาพลูกทีมอย่างต่อเนื่อง
ลักษณะพฤติกรรมของผู้รับคำสั่ง
การเลือกใช้รูปแบบการสั่งการที่เหมาะสม ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ความสัมพันธ์ระหว่างผู้สั่งการและผู้รับคำสั่ง และลักษณะงาน ผู้สั่งการที่ดีควรพิจารณาปัจจัยต่างๆ เหล่านี้ก่อนตัดสินใจเลือกใช้รูปแบบการสั่งการ รวมถึงสามารถประยุกต์นำเอาข้อดีของการสั่งการต่างๆ มาใช้โดยไม่ได้ยึดติดเพียงแค่เลือกแบบใดแบบหนึ่ง
กระบวนการมอบหมายงาน – สั่งงาน
การมอบหมายงาน
การพิจารณาคนที่เหมาะสม
“ การมอบงาน หรือหน้าที่ความรับผิดชอบได้อย่างเหมาะสมตามความรู้ ความสามารถของบุคคลนั้นๆ แล้วติดตามผลการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องและบรรลุตามวัตถุประสงค์ เป้าหมายในระยะเวลาที่กำหนด”
ลักษณะของการ
สั่งงานที่ดี
สั่งงานให้ชัดเจน ถูกต้อง เข้าใจตรงกัน และนำไปปฏิบัติได้จริง
ชัดเจน
»
ระบุวัตถุ
ประสงค์
»
มอบหมายผู้รับผิดชอบ
»
กำหนด
ระยะเวลา
»
ระบุผลลัพธ์
ที่ต้องการ
»
เหมาะสมกับผู้ปฏิบัติงาน
»
ติดตามอย่างต่อเนื่อง
»
ให้กำลังใจและคำแนะนำ
สื่อสารให้ชัด มอบหมายให้ตรงคน ติดตามอย่างต่อเนื่อง และให้ข้อเสนอแนะเพื่อพัฒนางาน
การติดตามงาน
(Follow-up)
คือ กระบวนการตรวจสอบความก้าวหน้า ผลการปฏิบัติงาน และปัญหาอุปสรรคของงานที่ได้รับมอบหมาย “เพื่อให้มั่นใจว่างานดำเนินไปตามแผน บรรลุเป้าหมายภายในระยะเวลาที่กำหนด “ และสามารถปรับปรุงหรือแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงที
ให้งานเป็นไปตามแผน
และเป้าหมายที่กำหนด
ลดความล่าช้า
และปัญหาในการทำงาน
เพิ่มประสิทธิภาพ
และคุณภาพของงาน
สื่อสารและประสานงาน
ได้อย่างต่อเนื่อง
1. กำหนดเป้าหมาย
และแผนงาน
2. สื่อสารและ
มอบหมายงาน
3. ติดตาม
ความคืบหน้า
4. วิเคราะห์และ
แก้ปัญหา
5. รายงาน
ความคืบหน้า
6. สรุปและ
ประเมินผล
งานสำเร็จตามเป้าหมาย
ช่วยให้แน่ใจว่างานดำเนินไปตามแผนและเป้าหมายที่กำหนดไว้
ลดปัญหาและความเสี่ยง
ช่วยค้นหาปัญหาและอุปสรรค และวางแผน แก้ไขได้ก่อนเกิดความเสียหาย
ลดต้นทุนและความสูญเสีย
ช่วยลดความผิดพลาด การงานทำซ้ำๆ และค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
พัฒนาทีมงานและบุคลากร
ช่วยให้ทีมงานได้รับคำแนะนำและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ช่วยให้ทราบความคืบหน้า เพื่อปรับปรุงและแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที
สื่อสารงานได้ดีขึ้น
ช่วยให้เกิดการสื่อสารที่ชัดเจน และเข้าใจตรงกันระหว่างทีมงาน
ควบคุมคุณภาพของงาน
ช่วยให้มั่นใจว่างานที่ทำออกมามีคุณภาพตามมาตรฐานและความต้องการ
สร้างความพึงพอใจให้ลูกค้า
งานที่สำเร็จได้ทันเวลา มีคุณภาพช่วยสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้า